BSC WebOffice: Личный кабинет для ИС БОСС-Кадровик

Управление заявками работников:

• Этот процесс характеризуется как один из самых трудоемких в силу значительного документооборота и административных затрат. Иными словами, это отдельная работа, требующая выделенных специалистов при традиционном подходе.
• Модуль Web-Office для БОСС-Кадровик позволит работникам формировать заявки в электронном виде, при этом вышестоящему сотруднику поступит автоматический запрос на утверждение.
• Когда заявка утверждена, соответствующая информация автоматически поступит в Штатно-кадровый контур БОСС-Кадровик, а работник получит в свою очередь уведомление.

Никаких е-mail, Excel-таблиц и бумажных документов. А это значит, что ни одна заявка не потеряется, а также будет корректно оформлена в соответствии с корпоративными стандартами.

Актуальная информация о работнике:

Вовлечение работников в кадровые процессы является наиболее важным достижением в области HR в последние годы. Например, возможность просмотра и обновления работником своих персональных данных является рекомендацией GDPR. С модулем Web-Office обязанность актуализировать свои персональные данные ложится целиком на работника, а сотрудники HR-службы лишь осуществляют ее проверку на основе скан-копий соответствующих документов. По результатам проверки персональные данные работника обновляются в БОСС-Кадровик.

Уменьшение ошибок:

Устранение двойного ввода и ввода «с бумаги», получение информации непосредственно от первоисточника (т.е. самого работника), автоматизированные проверки заявок – все эти факторы способствуют существенному сокращению ошибок и повышению скорости выполнения кадровых процессов.

Сервисы самообслуживания:

• Каждый из нас уже привык рассчитывать на такие сервисы самообслуживания как оплата счетов и перевод средств, бронирование билетов и пр. То же самое ожидают и работники от своей HR-службы относительно типовых запросов – они не хотят взаимодействовать лично до тех пор, когда это абсолютно необходимо.
• Предоставляя работникам, особенно работающим удаленно, инструментарий для решения своих повседневных запросов, Вы формируете позитивный имидж компании как работодателя.

Сокращение затрат на администрирование HR-процессов:

Согласно исследованиям, при традиционном подходе до 50% времени специалистов HR-служб уходит на обработку информации и ответы на вопросы работников.

• Информация о статусе прохождения заявок доступна онлайн.
• Часть трудозатрат HR-службы и руководителей перераспределяется на самих работников за счет их вовлечения в кадровые процессы.
• Некорректные сведения и ошибки выявляются на самых ранних стадиях и не допускаются на последующие стадии обработки.
• Сервисы по автоматическому формированию работниками различных справок, выписок и т.п. минимизируют поток запросов в HR-службу.
•  – все это существенно снижает нагрузку на HR-службу и руководителей. Кроме того, сервисы по автоматическому формированию работниками различных справок, выписок и т.п. минимизируют поток запросов в HR-службу.

Информирование персонала и Compliance (соответствие требованиям):

• Например, возможность просмотра и обновления работником своих персональных данных является рекомендацией GDPR (аналог российского закона о персональных данных).
• Работники должны быть информированы о законодательных требованиях, корпоративных политиках, регламентах, коллективных договорах и различных процедурах, касающихся их конкретно.

Только на выполнение этих задач может потребоваться несколько FTE!

• Автоматизированная система поможет с успехом решать данные задачи, а также помочь пройти Compliance-аудит и существенно упростить работу по претензиям работников.
• Работникам не нужно ждать, когда кто-то рассмотрит их вопросы и подготовит копии документов, которые им нужны – достаточно зайти в web-интерфейс и получить информацию об изменениях, которые затрагивают конкретно их.
• При необходимости, может быть реализована возможность отслеживания ознакомления работников с соответствующими документами.

Мобильность:

• Сегодня работники предпочитают решать все типовые вопросы удаленно и контактировать с HR-службой только когда это абсолютно необходимо. Решение Web-Office основано на Интернет-технологиях. Таким образом работники получают возможность взаимодействовать с HR-службой в режиме 24x7. Это важно не только для дистанционных, но и для любых работников, привыкших решать свои повседневные задачи с использованием Интернет. То есть это важно для всех нас.
• Для работы с системой требуется только Интернет-браузер (Chrome, Safari или Microsoft Edge), установка какого-либо специализированного ПО на рабочее место пользователя не требуется.
• Работа с системой может осуществляться как со стационарного рабочего места (PC/ ноутбук), так и с мобильного устройства (например, планшета) или через Терминал (киоск) самообслуживания.

Защищенность информации:

При бумажном документообороте всегда существует риск утери или несанкционированного использования персональных данных работника. Решение Web-Office хранит всю информацию в централизованной БД БОСС-Кадровик, доступ к которой настраивается в соответствии с корпоративными политиками безопасности.

Web-Office – часть системы БОСС-Кадровик:

Никаких интеграций, задержек в обработке или потери информации. Все, что делается пользователями в Web-интерфейсе, основано на данных БОСС-Кадровик и незамедлительно находит отражение в штатно-кадровом контуре системы. Таким образом, вся информация хранится и обрабатывается в единой централизованной БД и БОСС-Кадровик является мастер-системой (главной) для всех задач управления персоналом.

Что дает Личный кабинет BSC WebOffice?