Система управления персоналом: портрет пользователя

Работающая система управления персоналом (HRMS) позволяет серьезно сократить число ручных операций по работе с документами, снизить число и повысить точность при расчете заработной платы, налогов и других отчислений, реализовать полноценное управление персоналом и не дать потерять их. Предприятия, для которых это важно, должны внедрять соответствующие программные решения.

Избавление от «бумажной» работы

Можно выделить, по крайней мере, три причины для внедрения современной системы управления персоналом (HRMS): большая численность персонала, высокая сложность операций по расчету заработной платы, и актуальность задачи управления персоналом.

В первом случае возникает перегрузка специалистов кадровой службы в силу необходимости ведения соответствующей документации по всем сотрудникам с ручным оформлением всех необходимых бумаг, а также из-за большого объема работы, связанной с расчетом заработной платы, определением налоговых выплат и т.п. Как правило, с ростом численности персонала растет и число ошибок в кадровом учете, снижается достоверность результатов расчета заработной платы, могут возникать задержки с её выплатой.

Внедрение системы управления персоналом (HRMS) позволяет вести кадровую документацию и поддерживать документооборот в электронном виде, минимизирующем ручной ввод данных, исключающем дублирование учетных записей сотрудников, обеспечивающем их блокирование для уволенного персонала, а также дающем возможность оперативно выполнять расчет заработной платы и всех связанных начислений и удержаний с высокой степенью доверия к полученным результатам.

В подобных случаях, по существующим оценкам, экономический эффект от автоматизации отчетливо проявляется при численности персонала от 1.000 человек. Это не означает, что на предприятиях с численностью персонала, скажем, 500 человек внедрение системы управления персоналом (HRMS) будет неоправданным, просто эффект от её использования будет проявляться дольше.

Расчеты без ошибок

Во втором случае перегрузка кадровой службы возникает из-за специфики оплаты выполненной сотрудниками работы. В ряде отраслей используются сложные методы расчета заработной платы, сумма которой может зависеть от таких факторов как квалификация специалиста (например, разряд), стаж его работы, условия труда (например, стесненные условия при проведении ремонтно-строительных работ), превышение нормы выработки, соответствие графику выполнения работ, сумма реализации товара, количество привлеченных клиентов, собранных заказов, заключенных контрактов и т.п. Кроме производственных отраслей сложный расчет оплаты труда может использоваться в торговле (где системы управления персоналом (HRMS), фактически, интегрируются для этого с CRM-системами), сфере услуг, а также в сфере образования.

Часто это дополняется одновременным использованием разных форм и систем оплаты труда, а также различных их модификаций. В подобных условиях расчет заработной платы может быть очень трудоёмким даже при относительно небольшой общей численности персонала (100-200 человек).

Применение системы управления персоналом (HRMS) в данном случае также окажет положительный эффект за счет снижения внутренних операционных издержек на расчет заработной платы, а также потерь из-за ошибок в расчетах и задержки начисления и выплаты зарплаты.

«Человеческое» управление

Задача управления персоналом неизбежно возникает в наукоемких отраслях и в сфере обслуживания, где он является основным фактором производства. Как правило, найти специалиста, который бы полностью соответствовал требованиям предприятия, в таких отраслях сложно (а в некоторых случаях и не всегда возможно). В таких условиях предприятия вынуждены «растить» кадры, занимаясь подготовкой специалистов, повышением их квалификации, планированием служебного роста и т.п. Здесь важным является оптимальное распределение соответствующих затрат и, что еще более важно, удержание имеющихся сотрудников, так как уход подготовленного специалиста будет означать не только потерю вложенных в его подготовку средств, но и убытки от падения эффективности производства, а также аналогичные затраты (времени и денег) на подготовку нового специалиста. Кроме этого, лишь относительно недавно за рубежом был поднят вопрос об управлении знаниями в рамках компании, так как уход специалиста также ведет к невосполнимой потере накопленных им за время работы опыта, знаний и «ноу-хау». Связанные с этим моментом финансовые потери могут быть значительно более существенными, чем описанные выше.

В такой ситуации работа по привлечению квалифицированных кадров, их развитию и удержанию приобретает особую важность для обеспечения конкурентоспособности организации и внедрение системы управления персоналом (HRMS) позволяет оптимизировать этот процесс. Правда, оценить прямую экономическую эффективность внедрения будет непросто, так как практически невозможно оценить несостоявшиеся потери. В то же время, оценка текучести персонала до и после внедрения системы управления персоналом (HRMS) позволит достаточно точно оценить ее эффективность для предприятия.

Кому система управления персоналом (HRMS) нужнее

Если попытаться построить обобщенный «портрет пользователя» системы управления персоналом (HRMS)в России (в частном секторе), можно указать следующие его параметры (некоторые из них являются взаимоисключающими):

производственная, торговая, проектная или образовательная деятельность;
большая численность персонала;
сложная система расчета выплат;
территориально-распределенная организационная структура;
современный стиль управления компанией;
необходимость в широком использовании высококвалифицированных кадров;
высокая ценность накопленных специалистами знаний;
превышение спроса на специалистов над предложением.

Если хотя бы два из приведенных параметров присущи реальному предприятию, возможно, его руководству стóит задуматься о внедрении системы управления персоналом (HRMS) (если это еще не сделано).

www.tadviser.ru

Узнайте больше о системе управления персоналом БОСС-Кадровик!